PERENCANAAN

Kuliah On Line Mata Kuliah : Teknik Supervisi

Pengertian

Bagaimana supervisor menjelaskan apa yang ingin dicapai (proyek) dengan usaha-usaha yang dilakukan dan tekad melaksanakan proyek tersebut dalam batas kualitas, biaya dan waktu 

           Proses Perencanaan

a.      Langkah 1  :  Menentukan Sasaran Menetapkan sasaran proyek, manager   harus mengetahui “apa” yang akan  diinginkan oleh para konsumen

b.   Langkah 2 :   Menentukan spesifikasi Kualitas Penetapan spesifikasi kualitas menjamin  bahwa hasil proyek akan bekerja secara   efektif dan sesuai dengan yang    dikendalikan. Spesifikasi kuliatas  ditentukan oleh konsumen

-     Apa yang dituntut untuk dilakukan dari hasil   proyek

-     Apa yang menjadi standar kinerja hasil proyek tersebut

-     Bagaimana hasil proyek itu akan diuji dan diukur

-     Bagaimana tipe dari kualitas materi yang  dituntut

c.  Langkah 3 : Menentukan dimensi waktu. Penentuan dimensi waktu adalah                       menentukan “waktu” yang secepat  mungkin untuk menyelesaikan proyek dan    mencatat dalam jadwal proyek sehingga efektif dan efisien

d.    Langkah  4  : Menentukan   dimensi biaya. Menetapkan anggaran dengan cermat untuk menjamin :  tidak terlalu tinggi dan terlalu rendah sehingga proyek tidak berjalan   dengan baik

e.      Langkah 5 : Realisasikan rencana menjadi tindakan nyata

f.        Langkah 6 : Monitoring pelaksanaan kegiatan itu  dengan perencanaan semula 

           Manfaat Perencanaan

a.    Dapat menangani beberapa kegiatan sekaligus memberi perhatian yang tepat pada masing-masing kegiatan

b.      Menjamin kegiatan yang teratur

c.      Melindungi kegiatan dari tindakan yang tidak terkoordinasi

d.      Menjadi pedoman pelaksanaan kegiatan

           Kenapa perencanaan itu gagal

a.      Tidak konsisten dalam Perencanaan

b.      Terlalu ketat dalam waktu merancang perencanaan

c.      Gagal dalam memeriksa faktor-faktor :

-  Produktivitas bawahan

-  Peralatan yang tidak mendukung

-  Kurang tanggap terhadap lingkungan kerja

            d.      Komunikasi yang salah :

Artinya penyelia memberikan instruksi yang tidak tepat

           Bagaimana Perencanaan Berjalan Efektif

1.   Pelejari semaksimal mungkin tentang

-        Kemampuan karyawan

-        Pengabdian / loyalitas karyawan

-        Optimis karyawan terhadap rencana itu

-        Status sosial karyawan dalam masyarakat atau lingkungan

b.              b.   Menetukan dasar utama perencanaan pekerjaan

-        Merinci detail  pekerjaan itu

-        Menyusun secara sistimatik dan jadwal yang tepat

-        Mentukan jumlah para pekerja dan kualifikasi atas pekerjaan

-        Memprediksi bahan-bahan sebagai persediaan

-        Menyiapkan peralatan pendukung operasional sesuai rencana

-        Menyediakan pengawasan atas rencana

c.               c.   Membuat batas penyimpangan dan revisi

TUGAS

1.  Kenapa seorang Supervisor harus membuat perencanaan dalam melakukan aktivitas  perusahaan ? Jelaskan secara detail

2.  Perencaan meruapan proses dalam manajemen. sebutkan dan jelaskan ruang ringkup dalam perencanaan

3.    Sebutkan dan jelaskan faktor-faktor penyebab dalam perencanaan

4. Coba anda buat kasus proses tahapan dalam perencanaan Bidang Restoran (tugas supervisor restoran dalam meningkatkan kualitas pelayanan di restoran)

     
     Keterangan

Jawaban anda diupload di alamat blog masing2 paling lambat tanggal 9 April 2011

1.    Kelas A01 Jam 12.00

2.    Kelas A02 Jam 16.00

PENGARAHAN

Kuliah On line Mata Kuliah Teknik Supervisi

PENGERTIAN

Sebuah proses yang memberikan nilai tambah dalam membantu karyawan dalam pelaksanaan tugas atau kegiatan sehari-hari, misalnya :

1. Pemberian tugas
2. Permasalahan
3. Membuat laporan
4. Mewakili departemennya dalam rapat

SIAPA YANG MEMBERIKAN PENGARAHAN

—  Agar Idial , seorang yang memberi pengarahan membutuhkan :

    - Kecakapan komunikasi

    - Pendekatan berdasarkan metode

    - Rasa percaya diri

—  Seseorang yang mempunyai otoritas

—  Seseorang yang diberikan pendelegasian atau mewakili

KAPAN PENGARAHAN DIBERIKAN

—  Sesuatu berjalan tidak beres

—  Meraih keberhasilan

—  Pendelegasian

—  Mewakili manager

—  Pekerjaan baru

—  Memperkenalkan sistem baru

—  Membina orang

—  Menggantikan karyawan yang berhalangan

—  Kegiatan kerja harian

MENETAPKAN SASARAN DAN STANDAR

—  Sasaran dan Standar menetukan apa, seberapa baik dan pelaksanaan yang harus dilakukan karyawan

—  Sasaran dan standar harus :

    - Disepakati oleh manager dan karyawan

    - Menggambarkan hasil akhir yang disepakati

 - Terukur

 -  Mencerminkan tingkat kinerja yang dikehendaki

TUGAS

1.       Apa yang dimaksud dengan pengarahan ? dan kenapa karyawan perlu adanya pengarahan atau diarahkan ? jelaskan secara detail

2.       Kapan pengarahan dilakukan oleh supervisor ? jelaskan secara detail

3.       Sebutkan dan jelaskan bentuk2 pengarahan yang dilakukan oleh seorang supervisor !

4.       Apa kaitan pengarahan dengan komunikasi ? jelaskan secara detail

KEDISIPLINAN

KULIAH ON LINE MATA KULIAH TEKNIK SUPERVISI 

Pengertian

“Ketaatan terhadap peraturan atau kebiasaan, baik norma yang tertulis maupun yang tidak tertulis yang berlaku di dalam organisasi atau ditengah-tengah masyarakat”

Sifat – Sifat Disiplin

Keith Davis dan Jon W.Newston (Human Behavior at Work)

—   Prefentif

 tindakan SDM agar terdorong untuk mentaati standar peraturan.

—  Korektif

 tindakan dilakukan setelah terjadi pelanggaran standar atau peraturan. Tindakan ini bisanya berupa hukuman tertentu disebut tindakan disipliner, berupa peringatan atau skors

—  Progresif

tindakan disipliner  yang berulang kali berupa hukuman yang semakin berat dengan maksud agar pihak pelanggar bisa memperbaiki diri sebelum hukuman pemecatan dijatuhkan

Meyakinkan Karyawan Bahwa Disiplin Dipatuhi

—  Menjamin Kerahasiaan semua Tindakan Disiplin

Menghindari bahwa hukuman menjadi tertawaan bagi yang lain

—  Bersikap Tegas

Apabila hukuman harus dilaksanakan dengan segera karena penundaan akan menghilangkan efektivitas hukuman itu

—  Konsekuen dan Tidak Kaku

Konsekuen berarti tanggung jawab, dan tidak berubah-ubah namun dapat dengan fleksibel

—  Hindari Penjebakan

Jangan menjebak karyawan sehingga dapat menimbul kan pembakangan karyawan

—  Menyimpan Catatan Record Karyawan

Pemberian hukuman hendaknya tetap mempertim bangkan catatan tentang karyawan tersebut

—  Menghindari Resiko Ganda

Jangan menghukum karyawan dua kali pada kesalahan yang sama misalnya gaji sudah dipotong DP3 dipersulit

—  Jangan menggunakan penurunan pangkat sebagai hukuman, jika tidak terpaksa

Tanda-Tanda Adanya Pelanggaran Disiplin

Gejala-gejala adanya pelanggaran disiplin dalam organisasi dapat diamati dari “Sikap Karyawan”  sebagai akibat dari hilangnya kepercayaan karyawan terhadap pimpinan diantaranya : Emosi negatif, Banyak keluhan dan Mangkir

Akibat –Akibat Yang Ditimbulkan Kemangkiran Bagi Organisasi

—   Jadwal Pekerjaan jadi terputus-putus

—   Kemerosotan produksi dan pelayanan

—   Ketidakpuasan pelanggan

—   Meningkatkan High Cost (Biaya Lembur)

—   Pelaksanaan Pekerjaan Kurang efisien

Beberapa Contoh Pelanggaran Disiplin

Keterlambatan. Keterlambatab bisa terjadi karena :

a.    Tidak disengaja diluar kemampuan karyawan spt.

        Macet, kerusakan kendaraan pada saat dijalan

b.    Kesalahan Karyawan spt. Kurang pelatihan

        terhadap pekerjaan, Terlambat bangun,

        mementingkan urusan lain dari pada pekerjaan

c.    Kegagalan Manajemen Menegakkan Peraturan spt.

        Pengendalian yang jelek, Menganggap enteng

        terhadap laporan keterlambatan, Syarat dengan

        lingkungan pekerjaan kurang mendukung 

Beberapa hal Untuk Mengurangi Keterlambatan :

—   Menyadarkan karyawan terhadap peraturan

—   Menghargai kehadiran karyawan yang tepat waktu

—   Mengawasi Karyawan yang sering terlambat

—   Menekankan pentingnya kepada karyawan bahwa SDM merupakan aset perusahaan

Tugas

1.       Bagaimana tahap2 mendisiplikan karyawan

2.       Kenapa kedisiplinan karyawan merupakan salah satu faktor untuk mencapai keberhasilan organiasi

3.       Sebutkan Contoh2 kedisiplinan dalam organisasi, jelaskan

4.       Buat group / kelompok (dalam satu kelompok 4 orang). Masing-masing kelompok mengamati dan mengumpulkan data pada supervisor dilingkungan STP Sahid sebagai berikut :

a.       Bagaimana implementasi kedisiplinan karyawan di STP Sahid

b.      Bagaimana cara mensosialisasikan peraturan2 karyawan

c.       Bagaimana funishment dan reward terhadap penegakan kedisiplinan tersebut

Keterangan :

1.       Tugas point 1 s.d 3 diupload pada alamat blog anda smpi jam 19.00 (tgl 4 April 2012)

2.       Tugas 4 buat power point dan diskusikan minggu depan (tgl 11 April 2012)