KONSEP DASAR
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Tujuan Pembelajaran Setelah menyelesaikan bab ini, pembaca diharapkan dapat : 1. Memahami konsep dasar sistem informasi manajemen 2. Mengenal unsur penting sistem informasi manajemen 3. Memahami peranan sistem informasi dalam konteks fungsi organisasi dan aktifitas manajemen 4. Memahami klasifikasi dalam sistem informasi manajemen 5. Memahami jenis-jenis dan komponen sistem informasi
|
|
Informasi merupakan salah satu jenis sumber daya yang penting bagi manajer. Seorang manajer harus mampu melihat unitnya sebagai suatu sistem yang terdiri dari beberapa subsistem dan berada dalam supersistem yang lebih besar. Perusahaan adalah suatu sistem yang bersifat fisik, namun dikelola dengan menggunakan suatu sistem konseptual. Sistem konseptual itu disebut Sistem Informasi Manajemen (SIM) terdiri dari suatu pengolah informasi yang mengubah data menjadi informasi dan menggambarkan sumber daya fisik.
Konsep SIM berkembang seiring dengan perkembangan penggunaan teknologi komputer. Sistem informasi yang lebih berfokus pada sistem informasi berbasis komputer diharapkan agar dapat diperoleh informasi yang lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu, sehingga pengambilan keputusan dapat lebih efektif dan efisien.
Perkembangan teknologi komputer telah memberikan kesadaran baru bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk menghasilkan informasi yang dapat digunakan sebagai alat pengambilan keputusan manajemen. Dalam hal ini, pemahaman tentang istilah Sistem Informasi Manajemen (SIM) akan diperoleh dengan lebih memadai apabila mampu memahami tentang : sistem, informasi dan manajemen.
1. Sistem
Secara umum sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal /kegiatan/ elemen/ subsistem yang saling bekerja sama (yang dihubungkan) dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk suatu kesatuan untuk melaksanakan fungsi guna mencapai tujuan. Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.
Suatu sistem mempunyai karakteristik tertentu yaitu mempunyai : 1) Komponen (components), 2)Batas (boundary), 3) Lingkungan (environment), 4) antar komponen (interface), 5) Masukan (input), 6) Pengolahan (processing), 7) Keluaran (output), 8) Sasaran (objectives) dan tujuan (goal), 9) Kendali (control), 10) Umpan balik (feed back)
Model umum suatu sistem terdiri atas masukan (input) melibatkan penangkapan dan perakitan berbagai elemen yang memasuki sistem untuk diproses, pengolahan (pemrosesan) melibatkan proses transformasi yang mengubah input menjadi output dan keluaran (output) yang melibatkan. Umpan balik menyangkut mengenai kinerja sistem , pengendalian melibatkan pengawasan dan pengevaluasian umpan balik untuk menetapkan apakah sistem bergerak menuju pencapaian tujuan atau tidak . Perpindahan elemen yang telah diproduksi oleh proses transformasi ke tujuan akhirnya., seperti ditunjukkan dalam gambar berikut :
Gambar 1.1. Model Umum Sistem
Dari berbagai sudut pandang, sistem dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
- Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem phisik (phisical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara phisik. Sistem phisik merupakan sistem yang ada secara phisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
- Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi akuntansi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
- Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
- Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifat terbuka dan terpengaruh oleh lingkunngan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatip tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis, terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.
2. Informasi
Informasi dapat didefenisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data, data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.
Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi. Data dapat berupa angka, catatan, keterangan dan lain-lain yang diperoleh dari berbagai aktivitas kegiatan statistik ataupun sensus; dikenal sebagai ‘raw material of information’. Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat berceritera banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi.
Jadi Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting dan memiliki kegunaan sebagai dasar pengambilan keputusan. Untuk memperoleh informasi diperlukan adanya data yang akan diolah dan unit pengolah. Transformasi data menjadi informasi dapat digambarkan dalam gambar berikut.
Gambar 1.2. Transformasi data menjadi informasi
Data yang telah diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut dengan siklus informasi (information cycle) atau ada yang menyebutnya dengan istilah siklus pengolahan data (data processing cycles).
Gambar 1.3. Siklus Informasi
2.1.Nilai Informasi
Nilai suatu informasi berhubungan dengan keputusan. Hal ini berati bahwa bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan berulang yang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang. Sedangkan parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi tersebut, ditentukan dari dua hal pokok yaitu Manfaat (benefit) dan Biaya (cost).
Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Dapat pula dikatakan bahwa pengukuran nilai sebuah informasi akan lebih tepat jika menggunakan analisis cost effectiveness atau cost benefit
2.2.Kualitas Informasi
Sedangkan kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh 5 hal pokok, yaitu relevancy, accuracy, completeness, correctness, timelinness
a. Relevansi (relevancy)
Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Pengukuran
nilai relevansi, akan terlihat dari jawaban atas pertanyaan “how is the message
used for problem solving (decision masking)?” Informasi akan relevan jika
memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap
orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai hasil
penjualan barang mingguan kurang relevan jika ditujukan pada manajer
teknik, tetapi akan sangat relevan bila
disampaikan pada manajer pemasaran.
b. Akurasi (accuracy)
Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi tersebut tidak bias atau menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut. Beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain adalah :
c. Kelengkapan (completeness) informasi.
“Are necessary message items present ?” Informasi yang komplet, berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.
d. Kebenaran (correctness) informasi.
“Are message items correct ?” Informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan-perhitungan yang ada dalam proses tersebut. Sebgai contoh, jika sebuah informasi menunjukkan total nilai gaji yang harus dibayarkan pada seorang pegawai, maka informasi tersebut haruslah sudah benar dan memuat perhitungan-perhitungan matematis yang ada di dalam prosesnya seperti perhitungan tunjangan, perhitungan potongan dan sebagainya.
e. Keamanan (security) informasi.
Keamanan sebuah informasi, tergambar dari jawaban atas pertanyaan “Did the message reach all or only the intended systems users ? “
f. Tepat waktu (timeliness) “How quickly is input transformed to correct
output?” Bahwa informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dapat menimbulkan kesalahan dalam tindakan yang akan diambil. Kebutuhan akan tepat waktunya sebuah informasi iulah yang pada akhirnya akan menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi. Hal itu dapat dipahami karena kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut memerlukan bantuan teknologi-teknologi terbaru.
Tugas I
"Coba uraikan karakteristik sebuah sistem (sistem Penerimaan Karyawan).
uraikan secara lengkap dan berikan contoh kasus" . Kirim tugas anda ke alamat
