Fungsi Supervisor

Mata Kuliah Teknik Supervisi
Progam : D2 Akademi Komunitas
Dosen   : Murhadi, S.Kom, MM

Pengertian

Supervisi adalah merupakan ilmu seni dan keterampilan memanfaatkan upaya-upaya orang lain untuk menyelesaikan tugas (pekerjaan) yang menjadi tanggung jawab menuju sasaran yang akan dicapai dan juga sebagai rujukan untuk menilai kinerja mereka

Istilah-istilah Supervisor

a.              Manager adalah orang yang memimpin pekerjaan dari suatu organisasi atau bagian organisasi

b.              Administrator, Executive, Director semua itu adalah supervisor yang selama operasinya dijalankan oleh orang lain

c.               Pemuka Kerja (Foreman) atau mandor juga supervisor

d.              Supervisor harus mengerti dengan jelas apa yang diharapkan

  Prinsip – Prinsip pokok Supervsior

a. Tujuan/sasaran (akhir yang akan dicapai)

b. Kriteria-kriteria tugas tersebut

c.  Sumber-sumber bahan pekerjaan sampai    pada waktu dibutuhkan

d.  Kualitas pekerjaan seperti bobot pekerjaan    dan analis pekerjaan

e.  Anggaran

f.     Mengetahui pedoman dan prosedur dalam menjalankan pekerjaan

g.    Mengakui pekerjaan yang baik dari yang dipimpinnya

h.    Memberikan tanggung jawab pekerjaan kepada pekerja (delegation)

i.      Memotovasi orang-orang yang dipimpinnya

j.      Mempunyai gaya kepeimpinan sebagai teladan untuk para karyawan

k.    Mampu mengarahkan, berkomunikasi dengan baik dengan bawahan dan rekan kerja

l.      Harus memberikan suasana bekerja dalam lingkungan yang sehat, nyaman dan aman

Kemampuan Supervisor

a.    Mengarahkan

b.    Berkomunikasi

c.     Meningkatkan kesuksesan perusahaan

Tanggung Jawab dalam perusahaan

—  Supervisor

    a.  Memahami sasaran, kebijakan dan  prosedur (pedoman) dan mengkomuni  kasikannya  kepada karyawan

 b. Memastikan bahwa target-target, kualitas,  waktu pekerjaan, anggaran bisa dicapai /     dipergunakan

—  Karyawan

    a. Memahami sasaran dan tugas operasional   yang dituntut untuk memastikan tercapai

        nya tujuanperusahaan

    b. Melaksanakan tugas secara aman dan  efisien

    c.  Mengatasi masalah-masalah kekaryawanan   khususnya cara kerjanya dan  esejahteraan

—  Perusahaan

 a. Mengamati perusahaan dan lingkungan

        yang lebih luas

 b. Memutuskan tujuan dan kebijakan         (pengambilan keputusan)

 c.  Menjaga perusahan agar tetap sehat dan  usahanya menguntungkan

 d. Mengatasi masalah-masalah strategis seperti  kelemahan,ancaman perusahaan

     Fungsi Supervisor

1. Melihat kedepan, mampu merencanakan
2. Melihat sekeliling, mengkoordinasikan
3. Melihat kebelakang, secara teratur memonitor apakah pekerjaan yang telah dikerjakan sesuai dengan rencana

Hal-hal yang Tidak Disukai Karyawan Untuk Seorang Supervisor Dalam Mensupervisi

1. Memperingati (menegor) dengan suara keras dihadapan orang lain
2. Pilih kasih terhadap orang-orang dalam unit kerjanya
3. Kurang tahu mengenai pekerjaan
4. Instruksinya jelek atau tidak lengkap
5. Batas waktu tidak ditentukan semula
6. Pegawai dijadikan kambing hitam karena kesalahan supervisor
7. Tidak mau mengakui kesalahan sendiri
8. Tidak mau membantu (membela) anak buahnya
9. Selalu mencari-cari kesalahan anak buahnya
10. Selalu mengawasi secara ketat dan memperhatikan segala sesuatu sampai sekecil – kecilnya
11. Tidak bisa memberikan weweang (delegation) yang diperlukan karyawan
12. Tidak bisa memberikan keputusan yang tegas
13. Terlalu sombong , menonjolkan diri bahwa dia yang paling pintar
14. Selalu mengawasi secara ketat dan memperhatikan segala sesuatu sampai sekecil – kecilnya
15. Tidak bisa memberikan weweang (delegation) yang diperlukan karyawan
16. Tidak bisa memberikan keputusan yang tegas
17. Terlalu sombong , menonjolkan diri bahwa dia yang paling pintar  

      Tugas - Tugas
       1. Buat Resume penjelasan materi diatas
       2. Buat secara singkat permasalahan pelaksanaan fungsi seorang Supervisor ditempat anda 
           bekerja
       3. Apa fungsi dan tugas seorang Supervisor di tempat bekerja


       Catatan : Jawaban anda di Publish pada alamat blog Anda

Staffing : Rekrutmen dan Seleksi

Kuliah On line Mata Kuliah MSDM

A.Rekrutmen :

Proses pencarian atau mengundang calon-calon tenaga kerja yang mempunyai kemampuan sesuai dengan rencana dan kebutuhan organisasi di waktu tertentu, untuk melamar kerja

B.Seleksi

 

Proses memilih seseorang dari kelompok pelamar yang paling cocok/mampu menduduki posisi tertentu dan untuk organisasi

Metode Rekrutmen

INTERNAL           

Penataran/upgrading

Pemindahan/mutasi

Pengangkatan ( promosi )

Penempatan pekerjaan  melalui bulletin/papan

Inventarisasi keahlian pengumuman

Keuntungan Rekrutmen Internal

 

• Biaya relatif murah, karena tidak perlu proses seleksi seperti rekrutmen external.
• Organisasi mengetahui  pekerja yang memiliki kemampuan untuk jabatan yang kosong.
• Pekerja memiliki motivasi yang tinggi krn mengetahui kemungkinan peningkatan
• Pengembangan karier jelas
• Pekerja telah memahami secara baik kebijakan, prosedur, ketentuan dan kebiasaan organisasi

Kerugian Rekrutmen internal

• Tidak  selalu memberikan perspektif baru
• Pekerja yang dipromosikan akrab dengan bawahannya sehingga sulit menjalankan kewenangan dan kekuasaannya

Rekrutmen Eksternal

• Media :koran,jurnal perdagangan,radio,TV
• Badan penyalur tenaga kerja
• Pemerintah
• Swasta
• Lembaga pendidikan :mahasiswa magang,iklan kampus
• Organisasi karyawan
• Organisasi profesi
• Rekomendasi karyawan
• Open house/Job Fairs
• On line

Rekrutmen Eksternal

Keunggulan :

 

• Memiliki gagasan dan pendekatan baru
• Bekerja mulai dengan lembaran bersih dan memperhatikan spesifikasi pengalaman
• Tingkat pengetahuan dan keahlian tidak tersedia dalam perusahaan yang sekarang

Kelemahan

• Keterbatasan keteraturan antara karyawan dengan perusahaan.
• Moral dan komitmen karyawan rendah
• Periode penyesuaian yang relatif lama

     Alternatif Rekrutmen I

• Outsourcing :Menyewa tenaga luar melalui perusahaan lain/agen untuk mengerjakan tugas internal perusahaan.
• Tenaga kerja lepas :bekerja paruh waktu,temporer,kontraktor lepas.(menguntungkan perusahaan krn flexibel dan biaya buruh lebih rendah)
•  Alasan perusahaan menggunakan tenaga lepas seperti ini: karena fluktuasi musim,per proyek, mendapat tenaga ahli tertentu,tidak mau menambah pegawai tetap,dan pertumbuhan pesat diluar perhitungan 

Alternatif Rekrutmen  II

• Professional employer organization(PEO) (employee leasing).PEO mengurus hal2 administratif berkaitan dengan pekerja termasuk kompensasi dan merekrut (di Indonesia belum populer dilakukan)
• Lembur
• dgn ketentuan sesuai UU tenaga kerja

SELEKSI :
FAKTOR LINGKUNGAN YANG MEMPENGARUHI PROSES SELEKSI

• Fungsi SDM lain: spt standar kompensasi,
• Pertimbangan hukum :persentase wanita,non diskriminasi,peraturan t kerja
• Waktu yang dimiliki untuk mengambil keputusan (pendek,waktu panjang)
• Hirarki organisasi
• Tipe organisasi: pemerintah,swasta,LSM
• Kwalitas pelamar

Faktor yang mempengaruhi seleksi 

• Jumlah, komposisi dan ketersediaan tenaga kerja
• Dipengaruhi ekonomi, sosial, politik
• Undersupply vs oversupply tenaga kerja
• Unqualifed    vs qualified employee

Ratio seleksi =   

                                 # pelamar yang diterima

                                  ____________________

                                             # total pelamar

Proses Seleksi

Wawancara awal : mengeliminasi pelamar yang tidak memenuhi persyaratan.(misal harus S1 elektro).

Cara wawancara mll telpon,dgn di rekam.

Review lamaran dan resume :

Juga untuk memeriksa kecocokan individu dengan posisi,kelengkapan data.

Selain riwayat hidup,ringkasan tujuan karir,tugas pada pekerjaan terdahul

Tes Seleksi: untuk memperkirakan kemampuan kinerja,identifikasi sikap atau keahlian tertentu yang tdk terlihat pada waktu wawancara

Jenis test

 Cognitif test,kemampuan Psikomotor,test pengetahuan mengenai pekerjaan,tes kepribadian ,teskesehatan,analisa tulisa tangan,dll

• Wawancara kerja: percakapan yang lebih terarah,bertukar informasi antara pewawancara  dan calon pekerja.
•  Meneliti Periksa silang  latar belakang
• Referensi dari seseorang yang dapat  
• memvalidasi informasi /latar belakang  pelamar
• Keputusan seleksi
• Biasanya dilakukan oleh supervisor dan atau manager
•  Pemeriksaan kesehatan;
• dilakukan sebelum atau setelah pegawai diterima (tergantung bidang pekerjaan/peraturan perusahaan

Tugas
1.   Coba anda buat resume secara detail materi tentang Staffing
2.   Apa yang anda ketahui tentang staffing ? jelaskan dengan kasus
3.   Apa yang dimaksud dengan perekrutan internal dan eksternal
4.   Bagaimana proses perekrutan dan seleksi diadakan di HRD

Catatan  :

Jawaban tugas di Upload dengan batas waktu Hari rabu tgl 21 Juni 2012 sampai jam 17.00
 

KINERJA KARYAWAN

Mata Kuliah : Teknik Supervisi Kelas A01 & A02

1.   Pengertian

Suatu penelitian telah memperlihatkan bahwa suatu lingkungan kerja yang menyenangkan sangat penting untuk mendorong tingkat kinerja karyawan yang paling produktif. Dalam interaksi sehari-hari, antara atasan dan bawahan, berbagai asumsi dan harapan lain muncul. Ketika atasan dan bawahan membentuk serangkaian asumsi dan harapan mereka sendiri yang sering agak berbeda, perbedaan-perbedaan ini yang akhirnya berpengaruh pada tingkat kinerja. Kinerja adalah hasil seseorang secara keseluruhan selama periode tertentu di dalam melaksanakan tugas, seperti standar hasil kerja, target atau sasaran atau kriteria yang telah ditentukan terlebih dahulu dan telah disepakati bersama.(Rivai & Basri, 2004: 14 ).

Apabila dikaitkan dengan performance sebagai kata benda (noun), maka pengertian performance atau kinerja adalah hasil kerja yang dapat dicapai oleh seseorang atau kelompok orang dalam suatu perusahaan sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam upaya pencapaian tujuan perusahaan secara legal, tidak melanggar hukum dan tidak bertentangan dengan moral dan etika. (Rivai & Basri, 2004:16.

2.   Penialain Kinerja

Penilaian kinerja sendiri memiliki beberapa pengertian yaitu:

a. Suatu sistem formal dan terstruktur yang mengukur, menilai, dan mempengaruhi sifat-sifat yang berkaitan dengan pekerjaan, perilaku, dan hasil, termasuk tingkat ketidakhadiran. Fokusnya adalah untuk mengetahui seberapa produktif seorang karyawan dan apakah ia bisa berkinerja sama atau lebih efektif pada masa yang akan datang, sehingga karyawan, organisasi, dan masyarakat semuanya memperoleh manfaat. (Schuler & Jackson, 1996:3)

b. Pencapaian tujuan yang telah ditetapkan merupakan salah satu tolak ukur kerja individu.
Menurut Robbins (1996) yang dikutip oleh Rivai dan Basri dalam bukunya yang berjudul performance apprasial, pada halaman 15 menyatakan bahwa ada tiga kriteria dalam melakukan penilaian kinerja individu yaitu:

(a) tugas individu.

(b) perilaku individu.

(c) dan ciri individu.

Dari beberapa pengertian kinerja di atas maka dapat disimpulkan bahwa kinerja adalah suatu prestasi yang dicapai oleh seseorang dalam melaksanakan tugas atau pekerjaannya, sesuai dengan standar kriteria yang ditetapkan dalab pekerjaan itu. Prestasi yang dicapai ini akan menghasilkan suatu kepuasan kerja yang nantinya akan berpengaruh pada tingkat imbalan.

Suatu kinerja individu dapat ditingkatkan apabila ada kesesuaian antara pekerjaan dan kemampuan. Kinerja individu sendiri dipengaruhi oleh kepuasan kerja. Kepuasan kerja itu sendiri adalah perasaan individu terhadap pekerjaannya. Perasaan ini berupa suatu hasil penilaian mengenai seberapa jauh pekerjaannya secara keseluruhan mampu memuaskan kebutuhannya. Dalam hal ini dibutuhkan suatu evaluasi, yang kemudian dikenal dengan penilaian kinerja.

Penilaian kinerja merupakan metode mengevaluasi dan menghargai kinerja yang paling umum digunakan. Dalam penilaian kinerja melibatkan komunikasi dua arah yaitu antara pengirim pesan dengan penerima pesan sehingga komunikasi dapat berjalan dengan baik. Penilaian kinerja dilakukan untuk memberi tahu karyawan apa yang diharapkan pengawas untuk membangun pemahaman yang lebih baik satu sama lain. Penilaian kinerja menitikberatkan pada penilaian sebagai suatu proses pengukuran sejauh mana kerja dari orang atau sekelompok orang dapat bermanfaat untuk mencapai tujuan yang ada.

3. Tujuan penilaian kinerja.

Schuler dan jackson dalam bukunya yang berjudul Manajemen sumber daya manusia edisi keenam, jilid kedua pada tahun 1996 menjelaskan bahwa sebuah studi yang dilakukan akhir-akhir ini mengidentifikasi ada dua puluh macam tujuan informasi kinerja yang berbeda-beda, yang dapat dikelompokkan dalam empat macam kategori, yaitu:

a.     Evaluasi yang menekankan perbandingan antar-orang.

b.     Pengembangan yang menekankan perubahan-perubahan dalam diri seseorang dengan berjalannya waktu.

c.     Pemeliharaan sistem.

d.     Dokumentasi keputusan-keputusan sumber daya manusia bila terjadi peningkatan.

Efektifitas dari penilaian kinerja diatas yang dikategorikan dari dua puluh macam tujuan penilaian kinerja ini tergantung dalam sasaran bisnis strategis yang ingin dicapai. Oleh sebab itu penilaian kinerja diintegrasikan dengan sasaran-sasaran strategis karena berbagai alasan (Schuler&Jackson ,1996 : 48), yaitu:

a. Mensejajarkan tugas individu dengan tujuan organisasi yaitu, menambahkan deskripsi tindakan yang harus diperlihatkan karyawan dan hasil-hasil yang harus mereka capai agar suatu strategi dapat hidup.

b.  Mengukur kontribusi masing-masing unut kerja dan masing-masing karyawan.

c. Evaluasi kinerja memberi kontribusi kepada tindakan dan keputusan-keputusan administratif yang mempetinggi dan mempermudah strategi.

d. Penilaian kinerja dapat menimbulkan potensi untuk mengidentifikasi kebutuhan bagi strategi dan program-program baru.

4. Manfaat penilaian kerja

Manfaat penilaian kinerja bagi semua pihak adalah agar bagi mereka mengetahui manfaat yang dapat mereka harapkan. (Rivai & Basri, 2004 : 55)
Pihak-pihak yang berkepentingan dalam penilaian adalah:

(1) Orang yang dinilai (karyawan)

(2) Penilai (atasan, supervisor, pimpinan, manager, konsultan) dan

(3) Perusahaan.

Manfaat bagi karyawan yang dinilai

Bagi karyawan yang dinilai, keuntungan pelaksanaan penilaian kinerja adalah (Rivai&Basri,2004 :58), antara lain:

a.     Meningkatkan motivasi.

b.     Meningkatkan kepuasan hidup.

c.     Adanya kejelasan standard hasil yang diterapkan mereka.

d.     Umpan balik dari kinerja lalu yang kurang akurat dan konstruktif.

e.     Pengetahuan tentang kekuatan dan kelemahan menjadi lebih besar.

f.     Pengembangan tantang pengetahuan dan kelemahan menjadi lebih besar, membangun kekuatan dan mengurangi kelemahan semaksimal mungkin.

g.     Adanya kesempatan untuk berkomunikasi ke atas .

h.     Peningkatan pengertian tentang nilai pribadi.

i.      Kesempatan untuk mendiskusikan permasalahan pekerjaan dan bagaimana mereka mengatasinya.

j.      Suatu pemahaman jelas dari apa yang diharapkan dan apa yang perlu untuk dilaksanakan untuk mencapai harapan tersebut.

k.     Adanya pandangan yang lebih jelas tentang konteks pekerjaan.

l.      Kesempatan untuk mendiskusikan cita-cita dan bimbingan apa pun dorongan atau pelatihan yang diperlukan untuk memenuhi cita-cita karyawan.

m.    Meningkatkan hubungan yang harmonis dan aktif dengan atasan.

Manfaat bagi penilai (supervisor/manager/penyelia)

Bagi penilai, manfaat pelaksanaan penilaian kinerja (Rivai&Basri, 2004 : 60) adalah;

a. Kesempatan untuk mengukur dan mengidentifikasikan kecenderungan kinerja karyawan untuk perbaikan manajeman selanjutnya.

b. Kesempatan untuk mengembangkan suatu pandangan umum tentang pekerjaan individu dan departemen yang lengkap.

c. Memberikan peluang untuk mengembangkan sistem pengawasan baik untuk pekerjaan manajer sendiri, maupun pekerjaan dari bawahannya.

d. Identifikasi gagasan untuk peningkatan tentang nilai pribadi.

e. Peningkatan kepuasan kerja .

f. Pemahaman yang lebih baik terhadap karyawan, tentang rasa takut, rasa grogi, harapan, dan aspirasi mereka.

g. Menigkatkan kepuasan kerja baik terhadap karyawan dari para manajer maupun dari para karyawan.

h. Kesempatan untuk menjelaskan tujuan dan prioritas penilai dengan memberikan pandangan yang lebih baik terhadap bagaimana mereka dapat memberikan kontribusi yang lebih besar kepada perusahaan.

i. Meningkatkan rasa harga diri yang kuat diantara manajer dan juga para karyawan, karena telah berhasil mendekatkan ide dari karyawan dengan ide para manajer.

j. Sebagai media untuk mengurangi kesejangan antara sasaran individu dengan sasaran kelompok atau sasaran departemen SDM atau sasaran perusahaan.

k. Kesempatan bagi para manajer untuk menjelaskan pada karyawan apa yang sebenarnya diingikan oleh perusahaan dari para karyawan sehingga para karyawan dapat mengukur dirinya, menempatkan dirinya, dan berjaya sesuai dengan harapan dari manajer.

l.  Sebagai media untuk menigkatkan interpersonal relationship atau hubungan antara pribadi antara karyawan dan manajer.

m.Dapat sebagai sarana menimgkatkan motivasi karyawan dengan lebih memusatkan perhatian kepada mereka secara pribadi.

n. Merupakan kesempatan berharga bagi manajer agar dapat menilai kembali apa yang telah dilakukan sehingga ada kemungkinan merevisi target atau menyusun prioritas kembali.

o. Bisa mengidentifikasikan kesempatan untuk rotasi atau perubahan tugas karyawan.

Manfaat bagi perusahaan

Bagi perusahaan, manfaat penilaian adalah, (Rivai&Basri, 2004 : 62) antara lain:

a.     Perbaikan seluruh simpul unit-unit yang ada dalam perusahaan karena:

1)     Komunikasi menjadi lebih efektif mengenai tujuan perusahaan dan nilai budaya perusahaan.;

2)     Peningkatan rasa kebersamaan dan loyalitas;

3)     Peningkatan kemampuan dan kemauan manajer untuk menggunakan keterampilan dan keahlian memimpinnya untuk memotivasi karyawan dan mengembangkan kemauan dan keterampilan karyawan.

b.     Meningkatkan pandangan secara luas menyangkut tugas yang dilakukan oleh masing-masing karyawan;

c.     Meningkatkan kualitas komunikasi;

d.     Meningkatkan motivasi karyawan secara keseluruhan;

e.     Meningkatkan keharmonisan hubungan dalam pencapaian tujuan perusahaan;

f.     Peningkatan segi pengawasan melekat dari setiap kegiatan yang dilakukan oleh setiap karyawan;

g.     Harapan dan pandangan jangka panjang dapat dikembangkan;

h.     Untuk mengenali lebih jelas pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan;

i.      Kemampuan menemu kenali setiap permasalahan;

j.      Sebagai sarana penyampaian pesan bahwa karyawan itu dihargai oleh perusahaan;

k.     Budaya perusahaan menjadi mapan. Setiap kelalaian dan ketidakjelasan dalam membina sistem dan prosedur dapat dihindarkan dan kebiasaan yang baik dapat diciptakan dan dipertahankan. Berita baik bagi setiap orang dan setiap karyawan akan mendukung pelaksanaan penilaian kinerja, mau berpartisipasi secara aktif dan pekerjaan selanjutnya dari penilaian kinerja akan menjadi lebih baik;

l.      Karyawan yang potensil dan memungkinkan untuk menjadi pimpinan perusahaan atau sedikitnya yang dapat dipromosikan menjadi lebih mudah terlihat, mudah diidentifikasikan, mudah dikembangkan lebih lanjut, dan memungkinkan peningkatan tanggung jawab secara kuat;
n. Jika penilaian kinerja ini telah melembaga dan keuntungan yang diperoleh perusahaan menjadi lebih besar, penilaian kinerja akan menjadi salah satu sarana yang paling utama dalam meningkatkan kinerja perusahaan.

Tugas kuliah On line

1.   Coba simpulkan materi diatas

2.   Apa yang dimaksud dengan kinerja karyawan ? jelaskan dan berikan contoh jawaban dalam bentuk kasus

3.   Bagaimana supervisor meningkatkan kinerja karyawan ?

4.   Apa manfaat kinerja karyawan bagi perusahaan dan karyawan itu sendiri ?

Catatan : Jawaban anda di upload di blog masing-masing paling lambat tgl 20 Juni 2012 (Selasa, jam 16.00)

Bahan ujian Akhir Semester (UAS)

1.   Kedisiplinan

2.   Direction / Pengarahan

3.   Performance / Kinerja