Materi dan Tugas II dan III

KONSEP DASAR SISTEM

SISTEM

“Sekumpulan elemen yang saling bekerjasama dalam melaksanakan suatu fungsi untuk mencapai tujuan”

KARAKTERISTIK SISTEM

1.         Mempunyai Komponen

 “Segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun sistem”

2.         Mempunyai Batasan

         Untuk membatasi atau membedakan satu sistem dengan sistem lainnya. Batasan ini akan memberikan tujuan dari sistem itu sendiri

3.         Mempunyai Lingkungan

Segala sesuatu yang berada diluar sistem

4.         Mempunyai penghubung / antar muka (interface)

         Segala sesautu yang menjembatani hubungan antar komponen dalam sistem. Contoh sarana, tempat.

5.         Mempunyai Masukan (input)

Segal           segala sesuatu yang menjadi masukan bagi sistem contoh data-data mentah  

           6.         Mempunyai Pengolahan (Processing)

 Segala sesautu yang mengolah data-data     masukan (Perhitungan, Pengelompokan, Membandingkan, dll)

7.     Mempunyai Keluaran (Output)

Segala sesuatu hasil dari proses yang     berupa informasi

8.     Mempunyai Sasaran dan Tujuan

9.     Mempunyai Kendali (Control Pelaksanaan )

10.   Mempunyai umpan balik (feed back terhadap penyempurnaan sistem)

SIKLUS HIDUP SISTEM

1. Mengenali adanya kebutuhan

•   Tujuan dan sasaran
•    Planing (SDM, Anggaran, Target, SDA)

2. Mengembangkan / Desain

•     Desain Modul Input
•     Desain Model Proses
•     Desain Output
•     Perangkat Lunak dan Keras
•     Model Jaringan

3.  Pemasangan Sistem

•     Instalasi dimasing-masing departeman
•     Training Penggunaan

4. Pengoperasian

•      Penggunaan Sistem
•      Perawatan Sistem

5. Sistem Menjadi Usang / Diganti

•      Perkembangan Teknologi
•      Terjadi banyak masalah
•      Perkembangan Perusahaan 

INFORMASI

Data

      “Sebagai bahan atau data-data mentah dari aliran kegiatan transaksi”

Informasi

      “Hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagi dasar pengambilan keputusan”

Theory Data

DATA

• Sekumpulan fakta, bilangan, angka dan simbol yang dibentuk dan diolah menjadi informasi (Scott)
• Gambaran / Fakta secara relatif belum berarti bagi si penerima (Davis)
• Penggambaran fakta, pengertian atau instruksi yang disampaikan, dimengerti dan diolah oleh manusia atau peralatan yang digunakan.

INFORMASI

Definisi: R.Mcleod

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi  sipenerima dan  bermanfaat bagi  pengambilan keputusan saat ini atau mendatang

Penggunan Informasi

• Low Level Managers
• Middle Level Managers
• Top Level Managers

Menurut Gordon B, Davis :

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi  sipenerima dan  bermanfaat bagi  pengambilan keputusan saat ini atau mendatang

Fungsi-fungsi Informasi

 Adapun fungsi-fungsi informasi adalah sebagai berikut:

• Untuk meningkatkan pengetahuan bagi sipemakai
•  Untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan pemakai
•  Mengambarkan keadaan yang sebenarnya dari sesuatu hal.

KONSEP DASAR INFORMASI

 1. Jenis-jenis informasi

• Formal   : yang dihasilkan dari dalam organisasi
• Informal : yang berasal dari luar organisasi

 2. Ciri-ciri Informasi

• Terbaru
• Tepat Waktu
• Relevan
• Penyajian dalam bentuk yang sederhana

Penggunaan Informasi

• Low Level Managers
• Middle Level Managers
• Top Level Managers

Kualitas Informasi (I)

1. Dimensi waktu

• Tepat waktu (timeliness)
•  Up to Date (currency)
•  Periode (period)

2. Dimensi Isi

• Akurasi (accuracy)
•  Relevansi (relevance)
•  Lengkap (completeness)
•  Ringkas (conciseness)

PENGELOLA SISTEM INFORMASI

 Tingkatan dalam pengambilan keputusan manajemen: 

              1.    Manajemen strategis : mencakup ‘board of directors’, komite eksekutif CEO, serta top  

            executives yang terlibat dalam pengembangan garis besar sasaran organisasi, strategi, 

            kebijakan, dan tujuan-tujuan sebagai bagian dari proses perencanaan strategis.

2. Manajemen taktis: para manajer unit bisnis yang mengembangkan perencana-an jangka pendek dan jangka menengah, jadwal-jadwal, dan anggaran; penentuan kebijakan, prosedur, dan tujuan-tujuan bisnis bagi sub unitnya masing-masing.

3. Manajemen operasi: terdiri dari para kepala bagian di tingkat operasi yang menyusun perencanaan jangka pendek seperti jadwal produksi mingguan; mengatur penggunaan sumberdaya dan tingkat performansi pekerjaan sesuai prosedur, biaya, dan jadwal yang telah ditetapkan. 

Kebutuhan Informasi menurut Tingkatan Manajemen

• Manajemen operasional
•  Manajemen taktis
•   Manajemen Strategis

Struktur Keputusan

1. Keputusan terstruktur: mencakup situasi dimana prosedur pengambilan keputusan yang harus diikuti dapat ditentukan sebelumnya.  Misal: inventory re-order, kenaikan gaji dll. (dilakukan secara berkala)

2. Keputusan tidak terstruktur: mencakup situasi keputusan dimana prosedur yang harus diikuti tidak bisa ditentukan sebelumnya.  Misal: reorganisasi dalam perusahaan (terjadi secara tiba2 dan tidak berkala) 

Sistem Informasi Manajemen

1.   Pengertian

Sistem Informasi Manajemen (SIM) atau Management Information System (MIS) adalah suatu sistem informasi pendukung manajemen yang menyediakan berbagai laporan, display, dan respon secara periodik, eksepsi, atau berdasarkan permintaan.

     2.    Bentuk Laporan Manajemen

• Laporan periodik terjadwal
• Laporan atas permintaan
•  Laporan Ringkas

MENGELOLA INFORMASI 

Manajer mengelola sumber daya fisik juga sumber daya konseptual

1.     Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna

2. Manajer juga memastikan orang yang layak dalam organisasi untuk menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat sehingga dapat dimanfaatkan.

3. Manajer akhirnya juga membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang mutakhir dan akurat

TUJUAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

•  Agar  organisasi dapat beroperasi secara efisien
• Agar  Organisasi dapat  beroperasi secara efektif
• Agar  organisasi dapat memberikan pelayanan yang lebih        baik
• Agar  Organisasi  dapat meningkatkan kreasi / improvisasi        terhadap produk       yang dihasilkan
• Agar  organisasi dapat  meningkatkan  usahanya

BIAYA INFORMASI

• Biaya Perangkat Keras
• Biaya Analisis, Perencangan dan Pelaksanaan Sistem
• Biaya Tempat dan Lingkungan
• Biaya perubahan dan perawatan
• Biaya Operasi

TUGAS 2

1.                1. Kenapa informasi harus dikelolah dengan baik dan benar oleh para tingkatan manager.

2. Informasi yang dibutuhkan oleh para manager harus mempunyai nilai yaitu : Up todate, Detail dan Accurate. Coba jelaksan maksud point-point tersebut dan berikan contoh jawaban anda
3. Coba anda jelaskan informasi-informasi apa saja yang dibutuhkan oleh para tingkatan managerial dalam melaksanakan fungsinya dalam hal yaitu : Planning, Organizing dan Controling

TUGAS 3

1                  1. Dua bentuk keputusan  yaitu tidak terstruktur dan terstruktur. Kenapa tingkatan atas lebih   

ba            banyak berhubungan dengan keputusan tidak terstruktur, sedangkan manajer bawah lebih 

                banyak berhubungan dengan keputusan terstruktur?

2    Apa yang dimaksud dengan Sistem Pendukung Keputusan, Jelaskan jawaban anda dengan contoh pada kasus yang anda ketahui